Referat Organizacyjny

Miejsce: II piętro, pok. 38

Dorota Imbierczyk - kierownik referatu
tel. 42 211 11 73  wew. 145
d.imbierczyk@konstantynow.pl

Miejsce: II piętro, pok. 31 - Sekretariat 

Marta Walus - starszy inspektor, inspektor ds. naruszeń
Marta Gruszka - podinspektor

tel. 42 211 12 12
sekretariat@konstantynow.pl

Miejsce: II piętro, pok. 32a - Zespół ds. Informatycznych

Mariusz Kałuska - starszy informatyk, Koordynator Zespołu 
Radosław Krawczyk - administrator systemu informatycznego

tel. 42 211 11 73 wew. 159
informatyk@konstantynow.pl

Miejsce: parter, pok. 06 - Kancelaria główna urzędu

Izabella Dudzińska - podinspektor
Iwona Witaszewska - pomoc administracyjna

tel. 42 211 11 73, 42 211 19 03,
fax. 42 233 80 32,
kancelaria@konstantynow.pl

Zadania:

Do zadań referatu organizacyjnego należy w szczególności:

1) opracowywanie projektów zmian regulaminu organizacyjnego;

2) wykonywanie zadań z zakresu kontroli zarządczej, a w szczególności:

a) dokonywanie wstępnego przeglądu funkcjonowania kontroli zarządczej,

b) monitorowanie zarządzania ryzykiem,

c) przygotowywanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej,

d) gromadzenie i analiza informacji świadczących o stanie kontroli zarządczej  w tym wyników audytów, kontroli zewnętrznych, skarg, wniosków i petycji  – w zakresie, w jakim zawierają informację o funkcjonowaniu kontroli zarządczej,

e) przeprowadzanie samooceny kontroli zarządczej;

3) prowadzenie zbioru i centralnego rejestru zarządzeń burmistrza oraz publikowanie zarządzeń w BIP;

4) prowadzenie obsługi organizacyjno-kancelaryjnej burmistrza, zastępcy burmistrza i sekretarza, w tym przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi, wnioski i petycje oraz organizowanie ich kontaktów z burmistrzem, zastępcą lub sekretarzem, bądź kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych;

5) prowadzenie kancelarii ogólnej urzędu w tym:

a)  przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej w systemie obiegu dokumentów UM-DOK,

b) przyjmowanie korespondencji od komórek organizacyjnych, rejestrowanie w książkach nadawczych i wysyłanie,

c) odbieranie i rejestrowanie korespondencji elektronicznej,

f) obsługa jednostek organizacyjnych gminy w zakresie wymiany korespondencji,

g) prenumerata czasopism,

h) zamawianie i rejestrowanie pieczątek oraz pieczęci urzędowych,

i) udzielanie informacji o zakresie działania komórek organizacyjnych Urzędu,

h) udzielanie informacji o sposobie załatwiania spraw w urzędzie,

i) pomoc w zakresie załatwiania spraw przez osoby niepełnosprawne,

j) potwierdzanie zgodności odpisu dokumentu z oryginałem,

k)wydawanie druków wniosków i formularzy, pomoc w ich wypełnianiu,

l) przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie na tablicy ogłoszeń, obwieszczeń i pism sądowych z zakresu prawa cywilnego, karnego i rodzinnego;

6) prowadzenie zbioru i centralnego rejestru skarg, wniosków i petycji;

7) terminowe przekazywanie skarg, wniosków, petycji oraz informacji publicznych do opracowania według właściwości;

8) prowadzenie centralnego zbioru protokołów kontroli zewnętrznych i audytów zewnętrznych;

9) prowadzenie centralnego rejestru wystąpień oraz zbioru spraw dotyczących podejmowania działalności przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową;

10) prowadzenie zbioru i centralnego rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej, kontrolowanie terminów udzielania odpowiedzi na informację publiczną oraz publikowanie dokumentacji w BIP po zakończonej procedurze udzielenia informacji publicznej;

11) prowadzenie zbioru biblioteki urzędu;

12) aktualizowanie i przekazywanie poszczególnym komórkom organizacyjnym urzędu informacji o podjętych przez burmistrza zarządzeniach, dbanie o zachowanie właściwego porządku prawnego;

13) wykonywanie zadań inspektora ds. naruszeń;

14) prowadzenie spraw związanych z administrowaniem i utrzymaniem budynku urzędu jego  bieżącą konserwacją, remontami i zaopatrzeniem w media, w tym między innymi:

a) zapewnienie przewidzianych przepisami prawa przeglądów budynku, wynikających z prowadzenia książki obiektu budowlanego i innych,

b) prowadzenie remontów, bieżących napraw, konserwacji budynku i znajdujących się w nim urządzeń, zlecanie ich wyspecjalizowanym jednostkom lub usługodawcom z uwzględnieniem przepisów o zamówieniach publicznych,

c) zapewnienie ciągłości usług i prawidłowego działania sieci elektroenergetycznych, ciepłowniczych, wod-kan i łączności telefonicznej,

c)  zapewnienie czystości i porządku w pomieszczeniach urzędu, w tym nadzorowanie pracy sprzątaczek,

d) zaopatrzenie w materiały biurowe, meble i środki do utrzymania czystości oraz zlecanie napraw mebli i wyposażenia biurowego,

e) zapewnienie ochrony-monitorowania siedziby urzędu po godzinach pracy;

f) współpraca z koordynatorem dostępności w zakresie dostępności architektonicznej;

15) planowanie i realizowanie w tym prowadzenie rejestru wydatków związanych z utrzymaniem urzędu i obsługą informatyczną oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat;

16) prowadzenie obsługi pracowników urzędu oraz jednostek organizacyjnych gminy w zakresie infrastruktury telekomunikacyjnej, w tym zawieranie umów na usługi telefonii stacjonarnej i komórkowej;

17) zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej urzędu oraz prowadzenie spraw związanych z komisją socjalną ZFŚS;

18) obsługa samochodu służbowego urzędu, w tym nadzorowanie pracy kierowcy-konserwatora;

19) wydawanie kart drogowych na pojazdy służbowe;

20) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem gminy;

21) techniczno-organizacyjne prowadzenie spraw związanych z procedurą budżetu obywatelskiego;

22) wykonywanie innych zadań z zakresu działania referatu określonych w ustawach i przepisach szczególnych;

23) do zadań wyodrębnionego w referacie organizacyjnym zespołu ds. informatycznych  należy w szczególności:

a) planowanie i potwierdzanie wydatków związanych z obsługą informatyczną,

b) zapewnienie sprawnego funkcjonowania w urzędzie systemu informatycznego pod względem sprzętowym i programowym poprzez:

- stały nadzór nad funkcjonowaniem zainstalowanego sprzętu komputerowego, oprogramowania i utrzymaniem wewnętrznej sieci komputerowej,

- planowanie koniecznych zakupów sprzętu komputerowego, licencji oprogramowania i materiałów eksploatacyjnych,

- bieżąca konserwacja i naprawa sprzętu komputerowego,

- instalacja oprogramowania i jego aktualizacja,

- zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa systemów informatycznych (cyberbezpieczeństwa) urzędu,

- wdrażanie nowych technik komputerowych oraz pomoc poszczególnym pracownikom urzędu w prawidłowej eksploatacji sprzętu;

c) wykonywanie zadań administratora systemu informatycznego (ASI), a w szczególności:

- zarządzanie systemem informatycznym,

- konfiguracja systemu,

- archiwizacja oprogramowania i danych,

d) przestrzeganie zasad bezpieczeństwa informacji określonych w polityce bezpieczeństwa systemu informatycznego,

e) zabezpieczanie systemu i aplikacji;

f) bieżące doszkalanie pracowników urzędu w zakresie obsługi oprogramowania komputerowego;

g) doradztwo informatyczne dla gminnych jednostek organizacyjnych, nie posiadających własnych służb  informatycznych;

h) aktualizowanie ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania;

i) wykonywanie zadań administratora strony BIP;

j) współpraca z koordynatorem dostępności w zakresie dostępności cyfrowej;

k) serwis techniczny centrali telefonicznej.